Nieuwe software alssmeerolie in de bedrijfsvoering

Flink investeren om op de lange termijn nog meer tijdswinst te behalen

Green m2 is een hoveniersbedrijf uit Doetinchem met pakweg 25 medewerkers. Het bedrijf startte begin dit jaar na een zorgvuldige voorbereiding met een nieuw softwarepakket. “Na amper drie maanden merken we al dat het niet alleen overzichtelijk werkt, maar ook veel tijd oplevert.”

Directeur Eric Ticheloven van Green m2: “Wij zijn gespecialiseerd in het ontwerpen, aanleggen en onderhouden van mooie en duurzame tuinen. Er zijn ook dingen die wij nadrukkelijk níet doen: wij leggen geen kunstgrasvelden aan, wij gebruiken geen hardhout waarvoor oerwoud gekapt moet worden en we gebruiken geen hardstenen materialen die ver van ons afstaan en een negatieve impact hebben op de omgeving. Verder doen wij op het gebied van tuinen alles. Zowel voor particulieren in het midden- en bovensegment als voor bedrijven, scholen en zorginstellingen.”

Logisch ingericht

Begin 2024 ging het bedrijf op zoek naar andere bedrijfssoftware, omdat de vorige, Duitse, leverancier, niet meer vlot genoeg meekon met de wensen en de ontwikkeling van Green m2. “We hebben heel lang samengewerkt, maar toch paste het niet meer”, vertelt Ticheloven. “Dus nodigden wij drie softwarebedrijven uit om een presentatie te houden. Voor ons sprong Suite MKB, het programma van Become-IT, met kop en schouders boven de andere uit. Vanwege de eenvoud van het systeem en de vele mogelijkheden die het heeft. Nu had ons eerdere programma ook veel mogelijkheden, maar Suite MKB is heel logisch en toegankelijk ingericht.” Besloten werd om per 1 januari ’25 over te gaan, overeenkomend met het nieuwe boekjaar. Ook omdat het boekhoudsysteem van Green m2 compleet vernieuwd is. 

De voorbereiding begon in september 2024. Jesse Roozeboom van Suite MKB vertelt: “Green m2 begon direct met een groot pakket aan modules. Zij waren al gewend aan veel functionaliteiten en wilden die vanzelfsprekend weer. Dat betekent dat het totaalpakket van projecten, offertes, orders, facturen, planten, abonnementen, planning, inkopen en bestellen allemaal direct nodig was.” Alle benodigde databestanden voor al deze modules zijn overgezet en voor sommige modules zijn nieuwe gegevens vastgesteld en ingevoerd. “De calculaties zijn opnieuw opgezet en voor de lopende klussen hebben we abonnementsvormen opgezet. Dat was een hele klus. Toch merken we nu al, na amper drie maanden, dat het niet alleen overzichtelijk werkt, maar dat het ook veel tijd oplevert”, vertelt Ticheloven. “Ook al zijn we nog niet klaar. Sommige onderdelen moeten nog geïmplementeerd worden in onze werkzaamheden.”

Facturen snel betaald

Gerald ten Barge: “Suite MKB is ingericht op hoe procedures zouden moeten lopen. Je kunt daardoor niet afwijken en dat is wel goed. Al moeten wij als medewerkers ook onszelf resetten om daarmee op de juiste manier om te gaan.” Ten Barge geeft een voorbeeld: “Er komt een inkoopfactuur binnen via de mail, deze komt via de boekhouding in Suite MKB en wordt vervolgens ter controle doorgezet. Zo’n factuur wordt gekoppeld aan een project of regie-order, voor je nacalculatie of om door te belasten. Slaat er iemand in het proces wat stappen over, dan krijg je daar een melding van en moeten we dat stapje terug doen.”

Verkoopfacturen worden verzonden via het klantenportaal. De opdrachtgever krijgt een mailtje met de factuur én een betaallink en kan desgewenst ook in het klantenportaal terecht voor de informatie over het project. Ook het versturen van herinneringen gaat een stuk sneller.

Innovatie 

De ontwikkelingen bij Suite MKB gaan alsmaar door. Het bedrijf heeft zoveel contact met hoveniersbedrijven, dat hen duidelijk is wat er in de markt speelt. Roozeboom: “Er is bij bedrijven behoefte aan om inkoopfacturen te kunnen doorbelasten met een opslag. Zodat materiaalkosten of inhuur derden door gefactureerd kan worden op regie klussen. Dat kan nu. Bij de inkoopfactuur geef je aan of deze doorbelast moet worden en zo ja, voor welk percentage. Dat is ook innovatie, waarmee wij de hoveniersbedrijven helpen. Je hoeft het niet over te typen of te berekenen.”

Ticheloven: “Wij zijn bepaalde zaken gewend en hebben daarnaast veel wensen voor overzichten. Daar hebben we veel over overlegd.” Roozeboom: “Mensen hebben als referentiepunt hoe ze gewend waren te werken. Maar geeft dat ook het inzicht wat zij willen hebben of moeten wij het anders inrichten? Elke hovenier heeft zijn eigen wensen qua rapportage en daarin geeft Suite MKB veel flexibiliteit.”

Gedegen voorbereiding

Werkvoorbereider en calculator Jelle Radstake is enthousiast over het bestelproces. “In het oude programma moest ik kijken wat ik nodig had, dat overtypen in een mailtje en dat naar de leverancier sturen, die vervolgens een orderbevestiging stuurde dat ik handmatig moest opslaan. Nu ga ik naar de begroting, klik aan wat ik wil bestellen, klik op ‘bestel’, Suite MKB maakt een inkooporder per leverancier en die kan ik direct versturen. Het is minder foutgevoelig en veel sneller”, vertelt hij. “En dat gaat ook op voor het calculeren. Offertes, met name de kleine, waar je voorheen maar zo een halve dag mee bezig kon zijn, die werk je nu in anderhalf uur weg. Het is sneller en werkt gemakkelijker.”  

Ticheloven nuanceert: “We zijn nu drie maanden onderweg en alles wat nu veel sneller gaat, kost veel tijd in de voorbereiding. Wat wel een snelle winst oplevert, is de bibliotheek van Suite MKB. Een deel van onze leveranciers stond daar met hun hele productenpakket in en wie er nog niet in was opgenomen, hebben wij toe laten voegen. Dat betekent dat wij geen prijzen meer hoeven op te vragen, maar direct de actuele prijzen zien en ook direct in hun omgeving kunnen bestellen. Het levert die leveranciers ook wat op, zij komen nu bij andere hoveniers in beeld.”

Planning 

Sander Harenberg werkt als junior werkvoorbereider en calculator bij Green m2 en regelt de planning voor de aanlegwerkzaamheden. “Bij de calculatie geven wij aan hoeveel tijd er voor het werk staat. In Suite MKB kunnen we per post zien hoeveel uren ervoor staan. Wij kunnen vervolgens vanuit de order de uren inplannen. Dat maakt het overzichtelijk en gemakkelijk. Voorheen moesten we én heel veel klikken en veel handmatig doen. Nu is dezelfde informatie overal beschikbaar waar nodig.” Kim Weijenbarg is pas begonnen als planner bij Green m2. “Ik ken het vorige programma niet, maar merk wel dat Suite MKB erg eenvoudig werkt. Het is heel overzichtelijk.”

Iedereen een appomgeving 

Harenberg vult aan: “Waar we in het verleden wekelijks jongens op kantoor kregen met vragen over het gebruik van de digitale omgeving, was dit nu alleen in de eerste week. Zij zien zelf in de app waar ze moeten zijn, wat ze die dag moeten gebruiken aan producten en machines en hoeven alleen aan te vinken wat ze hebben gebruikt en eventueel in welke hoeveelheden. Daarmee staat alle informatie klaar voor facturatie.”

Implementatie“Bij een bedrijf als Green m2, met deze omvang, moet je een goed plan maken voor een gedegen implementatie”, legt Roozeboom uit. “En het bedrijf zelf moet de tijd kunnen investeren om ermee aan de slag te gaan.” Ticheloven vat de voordelen nog even samen. Mét een blik op de toekomst: “Op dit moment ervaren we gebruiksgemak, waarbij we onderling ook eenvoudig dingen van elkaar over kunnen nemen. In de toekomst verwachten we dat Suite MKB ons heel veel tijd gaat besparen en dat de processen in het bedrijf strakker zullen gaan lopen. We hebben hier allemaal dezelfde intentie en iedereen is blij met het programma. Samen zetten we elke dag stapjes naar meer efficiëntie. Over een paar maanden gaan we hier heel veel voordeel van merken.”