De klant centraal met meerdere bedrijven in één systeem

Efficient digitaliseren van bedrijfsprocessen

Hoe houd je grip op een snelgroeiend hoveniersbedrijf met meerdere expertises, administraties en locaties? Voor Hendriks Ultieme Klasse uit Didam werd de overstap naar Suite MKB het kantelpunt. Met één systeem voor Tuinen, Omheiningen en Outdoor Styling kreeg het bedrijf de structuur die bij die groei en complexiteit past. Het resultaat: rust, efficiëntie en helderheid.

De ontwikkelingen bij Hendriks Ultieme Klasse gingen de afgelopen jaren razendsnel. We zijn in gesprek met Jeroen Hendriks. Hij nam in 2018, samen met zijn compagnon Diderik Corts het hoveniersbedrijf van zijn vader over, en breidde het uit met hekwerken en tuinmeubelen. In de hippische sector is Hendriks een bekende naam en levert een totaalpakket als het gaat om de aanleg van de tuin, onderhoud, de inrichting van de buitenruimte en omheiningen. 

“Je hebt om de drie jaar een andere baan,” zegt Hendriks. “Het werkgebied groeit en de projecten en teams worden groter. Dan heb je ook een systeem nodig dat alles met elkaar verbindt.” In 2022 startten ze een onderzoek naar een nieuw systeem waarin alle onderdelen digitaal samenwerken. Suite MKB kwam als gebruiksvriendelijk en innovatief uit de bus. “De Audi onder de software”. 

De puzzel: meerdere bedrijven voor dezelfde klant

“De vraag was of we het totaalpakket aan diensten in één online omgeving konden samenbrengen,” vertelt Leo Kodde, eigenaar van Become-IT. “Hendriks werkt met meerdere BV’s die allemaal voor dezelfde klanten actief zijn. Een gezamenlijk relatiebeheer, artikelbeheer en planning is essentieel om de klant goed te helpen. Dat is efficiëntie.”

Ook in de processen moest het systeem kloppen. Voor Dick Wanders, verantwoordelijk voor al het onderhoud, betekende dat vooral betere aansturing en planning van de buitendienst. “Als er een klant belt, kan ik alles terugvinden en plan ik het direct in. Met de app kan iedereen goed werken, het is eenvoudig in gebruik, zelfs voor de grootste digibeten”.

Van administratie naar productbeheer

Bij Hendriks hebben ze veel producten voor de verschillende onderdelen van het bedrijf. Als prijzen veranderen moet dat bijgehouden worden. Suite MKB is heel gebruiksvriendelijk, dus waar je tijd bespaart op administratie kan je de focus leggen op productbeheer.

Om de productstromen te verwerken heeft Become-IT de afgelopen jaren een uitgebreide leveranciersbibliotheek ingebouwd die nog steeds groeiende is. “Ketenintegratie is hier essentieel,” zegt Kodde. “Veel gegevens komen nu direct vanuit leveranciers het systeem binnen. Daardoor kloppen de prijzen en kan je vanuit het systeem inkopen.”

Implementeren is ook begeleiden

De implementatie van Suite MKB werd geleid door Anton Verlek. “Het gaat niet alleen om software inrichten, maar om mensen meenemen,” legt hij uit. “Je moet het klein maken, stap voor stap. Als het wordt opgepakt gaat het lopen en kan je verder met het volgende onderdeel.” Jeroen vult aan ‘Wij hebben best wat wensen, denk aan rapportages, die zijn in de loop van de jaren steeds goed ingevuld.’

Tot 2022 werkte Hendriks nog met papieren planningen in mappen op de balie. De overgang naar één digitale omgeving vroeg om standaardisatie, overzicht in tarieven en een planning die voor zowel binnen- als buitendienst werkbaar was. We komen bij veel bedrijven,” vertelt Verlek, “en delen die kennis ook. We nemen mensen mee in de verandering van hun organisatie.”

Voor Wanders betekende de overgang vooral overzicht: “Nu zie ik in één oogopslag 55 man in de planning. Je kunt makkelijk schuiven tussen afdelingen, klusjes aanmaken, onderaannemers toevoegen. Dat scheelt enorm veel tijd.”

“Je moet gewoon beginnen”

Alle vier benadrukken dat software nooit af is. “We staan om de anderhalf jaar weer voor nieuwe uitdagingen,” zegt Hendriks. “Maar je moet gewoon beginnen. Kies een systeem dat bij je past. Become-IT past bij ons. Het zijn mensen die systemen persoonlijk maken.”